Ông Dũng ngay lập tức đã lên kế hoạch mời BKIS sang giới thiệu cho lãnh đạo Ban và các Vụ trong đơn vị. Sau buổi giới thiệu eOffice tại Ban Khoa giáo, Giáo sư Nguyễn Mạnh Hùng, Phó Trưởng Ban đã đưa ra nhận xét đồng thời là một quyết định: “Hệ thống phần mềm có một triết lý rất đơn giản, thiết kế gọn nhẹ, rất dễ sử dụng và cần triển khai càng sớm càng tốt tại Ban”.

eOffice với giao diện đơn giản, dễ dùng và nhiều tiện ích đã mang lại một “làn gió mới” trong hoạt động tác nghiệp tại Ban Khoa Giáo. Theo ghi nhận của ông Dũng, các cán bộ nhân viên tại Ban Khoa Giáo hồ hởi sử dụng eOffice trong công việc. Thông tin giờ đây đến với mọi người nhanh chóng và kịp thời hơn. Ông Dũng nói: “Mặc dù BKG đã có website nội bộ riêng, nhưng trước đây, để thông báo một vấn đề cho mọi người trong Ban, chúng tôi vẫn phải gọi điện hoặc nói mồm với nhau về việc vào website đọc thông báo, còn từ khi sử dụng eOffice, chỉ sau 1 phút kể từ khi thông báo được gửi lên, thông báo tự động hiện lên trên góc màn hình, mọi người chỉ việc bấm vào để đọc thông tin chi tiết mà không phải làm gì thêm cả. Thông tin đến rất nhanh và kịp thời. Trước kia, đôi khi chỉ có vài ba câu muốn nói với nhau thôi nhưng tôi cũng phải gọi điện, có trường hợp người nghe lại đang bận tiếp khách, không nghe máy được, để lâu sau tôi lại quên mất không gọi lại. Giờ có eOffice, tôi chỉ cần nhắn qua một câu, đến lúc rảnh người đó sẽ trả lời lại, rất tiện lợi”.

Tại Ban Khoa Giáo, các chuyên gia BKIS phải xử lý thêm 2 vấn đề. Đó là chuyển đổi toàn bộ cơ sở dữ liệu của hệ thống phần  mềm cũ sang dùng chung với cơ sở dữ liệu của eOffice và thiết kế thêm module để eOffice có thể “nói chuyện” với Lotus Note - hệ thống trao đổi công văn đang được sử dụng ở các cơ quan Đảng khác.

Cả 2 vấn đề tưởng rất khó này đã được giải quyết thấu đáo. Cán bộ Ban Khoa Giáo giờ có thể tiếp tục truy tìm thông tin từ cơ sở dữ liệu cũ và gửi nhận công văn bình thường tới những nơi sử dụng Lotus Note.

Hiện nay, Ban Khoa giáo đã đưa ra quy định về việc ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử - eOffice vào việc trao đổi thông tin trong Ban, góp phần thúc đẩy ứng dụng CNTT cho BKG.

(Trần Quốc Chính - ghi theo lời kể của ông Nguyễn Công Dũng - Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp Ban Khoa Giáo Trung ương )

Ghi chú: Ban Khoa giáo Trung ương là cơ quan tham mưu của Ban Chấp hành Trung ương Đảng CSVN về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực khoa giáo (bao gồm khoa học, công nghệ, giáo dục, đào tạo, sức khoẻ, giới trí thức khoa học.