Giờ đây mỗi sáng đến cơ quan, việc đầu tiên mà các cán bộ công chức, viên chức của Ủy ban nhân dân huyện Đức Trọng làm là bật máy tính và đăng nhập vào hệ thống eOffice để nhận, gửi tài liệu, trao đổi thông tin và hỗ trợ nhau trong việc sử dụng phần mềm. Các lãnh đạo huyện tỏ ra khá tâm đắc với những kết quả bước đầu trong ứng dụng eOffice. Ông Hồ Trí, Trưởng phòng Văn hóa và Thông tin, nhận xét: “Có thể nói,eOffice đang từng bước thay đổi thói quen làm việc của cả lãnh đạo và chuyên viên tại Đức Trọng, giúp chúng tôi tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin, dần hình thành tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả”.
Trước đây, việc tìm ra một giải pháp nhằm ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin vào cải cách hành chính luôn là niềm mong mỏi của lãnh đạo và chuyên viên huyện Đức Trọng. Đơn vị cũng đã ứng dụng nhiều phần mềm khác nhau nhưng không có được kết quả như mong đợi.
Khi đó, anh Nguyễn Văn Tùng, phụ trách mảng Thông tin và Truyền thông, Phòng Văn hóa và Thông tin huyện Đức Trọng, được giao nhiệm vụ tìm kiếm giải pháp cho việc tin học hóa cải cách hành chính. Anh Tùng kể lại, anh đã rất băn khoăn vì thấy trên thị trường có nhiều sản phẩm phần mềm Văn phòng điện tử và không biết nên chọn giải pháp nào. Tuy nhiên, qua tham khảo ý kiến từ các nhà tư vấn, của Sở Thông tin và Truyền Thông tỉnh Lâm Đồng… anh Tùng chú ý đến giải pháp eOffice của Bkis Soft. Sau một thời gian tìm hiểu và tham quam thực tế việc ứng dụng thành công eOffice của tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, Phòng Văn hóa và Thông tin đã không chần chừ, quyết định đề xuất UBND huyện chọn giải pháp eOffice của Bkis Soft.
Để chuẩn bị cho việc triển khai eOffice đến từng xã, thị trấn đạt hiệu quả cao, Phòng Văn hóa và Thông tin huyện đã tham mưu UBND huyện đầu tư xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin của huyện, kết nối 12 phòng ban trực thuộc UBND huyện về Trung tâm dữ liệu huyện; trang bị phần mềm tác nghiệp eOffice cho 16 đơn vị trực thuộc.
Đức Trọng cũng đã gửi công văn yêu cầu được đào tạo sử dụng phần mềm tới Bkis. Tháng 7 vừa qua, Bkis đã tổ chức 7 lớp tập huấn cho các cán bộ công chức là lãnh đạo Hội đồng nhân dân và UBND huyện, lãnh đạo và chuyên viên các phòng ban chuyên môn, cán bộ UBND các xã, thị trấn của huyện.
7 lớp đào tạo sử dụng eOffice đã thu hút sự tham gia của gần 160 cán bộ công chức của huyện Đức Trọng.
Tại các buổi tập huấn, lãnh đạo cũng như cán bộ UBND huyện, thị trấn, các xã đã trực tiếp tham gia vào thực hành sử dụng phần mềm. Mọi người đều tỏ ra háo hức vì ý thức được việc thực nghiệm này sẽ là một phần trong công việc chuyên môn sau này của mình.
Ngay sau các buổi đào tạo, eOffice đã được đưa vào sử dụng tại cơ quan Hội đồng nhân dân và UBND, các phòng ban chức năng, UBND các xã, thị trấn của Đức Trọng. “Khó khăn lớn nhất khi triển khai đến từ phía người sử dụng, do một số cán bộ chưa quen phong cách làm việc trên môi trường mạng”, anh Tùng chia sẻ.
Để khắc phục, Phòng Văn hóa và Thông tin đã cử 05 chuyên viên đi đến các đơn vị trong huyện, túc trực để kịp thời hỗ trợ khi có vướng mắc. Anh Tùng kể: “Rất may mắn phần mềm eOffice được thiết kế thân thiện với người sử dụng, giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt, các thao tác không cầu kỳ. Thậm chí, chỉ cần biết sử dụng chuột và bàn phím là đã có thể thao tác trên eOffice được rồi”.
Ông Hồ Trí chia sẻ: “eOffice có rất nhiều tính năng, đáp ứng tốt nhu cầu của chúng tôi như gửi nhận email, gửi thông báo tới từng cá nhân, nhóm, phòng ban, hay nhắc việc, giao việc cũng có thể sử dụng hệ thống này... Một điều rất hay nữa là, chúng tôi có thể xử lý, tạo, duyệt các công văn, giấy tờ theo những chu trình tự định nghĩa của cơ quan một cách rất mềm dẻo và tiện lợi”.
Hiện tại, Phòng Văn hóa và Thông tin huyện đang phối hợp cùng Bkis Soft để đến đầu tháng 9/2009 có thể ra quy chế về việc sử dụng eOffice tạo hành lang thuận lợi cho việc triển khai hệ thống eOffice - Văn phòng điện tử.
Ban biên tập