Nếu bạn còn băn khoăn về hiệu quả đầu tư khi mua bản quyền hệ thống phần mềm eOffice – Văn phòng điện tử, chúng tôi xin đưa ra phân tích sau để các bạn có thêm căn cứ rằng mình đã đầu tư đúng ! Để có số liệu đánh giá, chúng tôi đã chọn ra 05 cơ quan hành chính và 05 doanh nghiệp trong số các đơn vị đang sử dụng phần mềm eOffice, bao gồm: Văn phòng Quốc Hội, Bộ Nội Vụ, Đài tiếng nói Việt Nam, Đài Truyền hình Việt Nam, Sở Bưu chính viễn thông tỉnh Vĩnh Phúc, Vietnam Airlines, Công ty Xăng dầu Lâm Đồng, Thuỷ điện Thác mơ, Công ty Tín Nghĩa, Công ty Tư vấn và Xây dựng đường bộ. Dựa trên nhật ký (log) của hệ thống eOffice tại các đơn vị kể trên, chúng tôi tổng hợp số lượng thông tin trao đổi thông qua eOffice và chia bình quân đầu người (theo số nhân viên có sử dụng máy tính của đơn vị sử dụng eOffice), kết quả như sau: | Thông tin nhận được, trao đổi (tính cho 1 người) | 1 ngày | 1 năm | | Số lượng thông báo, công văn, thư trao đổi với đồng nghiệp trong cơ quan. | 10 | 2000 | | Số lượng cuộc hội thoại qua nhắn tin với các đồng nghiệp trong cơ quan. | 5 | 1000 | Chú ý: 1 năm ~ 200 ngày làm việc. Quy đổi giá trị: chúng tôi quy đổi những thông tin nhận được đối với mỗi nhân viên nói trên ra thành tiền, bảng dưới đây diễn giải việc sử dụng eOffice sẽ đem lại giá trị như thế nào tính với mỗi nhân viên trong cơ quan: | Nội dung | Giá trị (VNĐ/năm) | | Tiết kiệm giấy tờ, in ấn Coi mỗi một thông báo, công văn, thư trao đổi với đồng nghiệp trong cơ quan cần 1 trang giấy để in, giá 1 trang là 100 VNĐ, như vậy 1 năm sẽ tiết kiệm được 200.000VNĐ. Mỗi cuộc hội thoại qua tin nhắn với đồng nghiệp trong cơ quan sẽ quy đổi tương đương một cuộc gọi điện thoại nội hạt. Một cuộc gọi điện nội hạt trị giá 100 VNĐ, như vậy một năm sẽ tiết kiệm được 100.000 VNĐ. Tổng chi phí tiết kiệm 1 năm sẽ là 300.000 VNĐ. | 300.000 | | Giá trị gia tăng Một thông báo đến kịp thời, một cuộc hội thoại đúng lúc sẽ giúp cho công việc hiệu quả hơn. Tính quy đổi mỗi thông báo, công văn, thư trao đổi hay một cuộc hội thoại với đồng nghiệp được chuyển nhanh chóng qua eOffice (nhận được ngay lập tức ngay sau khi gửi, không phân biệt vị trí địa lý), mỗi nhân viên sẽ tiết kiệm đươc 4 phút. Như vậy trong 1 năm mỗi nhân viên tiết kiệm được (2000+1000)*4 = 12.000 phút = 200 giờ = 25 ngày = 1,25 tháng (1 tháng ~ 20 ngày làm việc). Lương trung bình của 1 người là 1.500.000 VNĐ/tháng. Vậy, nhờ sử dụng eOffice họ sẽ tiết kiệm được 1,25*1.500.000 = 1.875.000 VNĐ. *Ghi chú: 1,25 tháng tiết kiệm được nói trên có thể hiểu như sau: Nhân viên đó vẫn đi làm với thời lượng như bình thường, nhưng nhờ có sử dụng eOffice nên năng suất làm việc tăng lên và vì vậy họ đem lại thêm cho cơ quan một giá trị tương đương với 1,25 tháng làm việc (Lương trung bình càng cao giá trị gia tăng càng lớn). | 1.875.000 | | Tổng | 2.175.000 | Chúng tôi xin lấy số liệu cụ thể đối với cơ quan bạn để dễ hình dung: Với số lượng người dùng là 50, như vậy sau 1 năm, eOffice sẽ đem lại một giá trị tương đương với 2.175.000 x 50 = 108.750.000 VNĐ. Với chi phí mua bản quyền eOffice cho 50 user là 151.250.000 VNĐ, bạn chỉ cần chưa đến 1,5 năm là đã có thể hoàn vốn đầu tư ban đầu. Bảng trên chỉ là giá trị đem lại khi sử dụng eOffice trong vòng một năm đầu tiên. Với việc sử dụng tiện lợi, eOffice sẽ tạo ra cho người sử dụng cơ hội tiếp cận thông tin nhiều hơn, xử lý thông tin nhanh hơn, hiệu quả hơn. Ngoài ra, qua quá trình sử dụng eOffice, người sử dụng sẽ được “tự” đào tạo nâng cao về trình độ CNTT, việc chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan sẽ tiện lợi hơn rất nhiều do tính sẵn sàng của hệ thống. Nhờ vậy, giá trị do eOffice mang lại sẽ ngày càng tăng trong các năm tiếp theo. Ngoài ra, cho dù cơ quan bạn nằm phân tán, có nhiều chi nhánh khác nhau ở các thành phố khác nhau hay trong cùng một thành phố, thậm chí có các chi nhánh ở nước ngoài. eOffice sẽ giúp xoá bỏ các khoảng cách này, qua đó, cơ quan bạn sẽ còn tiết kiệm được nhiều hơn nữa chi phí đi lại, thời gian chờ đợi, liên lạc…. Với việc sử dụng eOffice, không những bạn nhận được những giá trị hữu hình nêu trên, mà còn có thể nhận được những giá trị vô hình khác, không thể quy đổi thành tiền được, đó là tác phong làm việc mới, hiện đại, sự gắn kết giữa tất cả các thành viên trong cơ quan... |