1. Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng

2. Quản lý các thông báo chung

3. Duyệt bài viết cho các toà báo, đài truyền hình, đài tiếng nói

4. Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file

5. Video conference, chatting

6. Trưng cầu ý kiến:

7. Quản lý tin nhắn di động

8. Hệ thống đọc tin RSS

9. Hệ thống notify

10. Hệ thống phân quyền

11. Quản lý, trình duyệt văn bản đến

12. Quản lý, trình duyệt, phát hành văn bản đi

13. Quản lý hồ sơ công việc

14. Công cụ định nghĩa luồng công việc

15. Khai thác thông tin

16. Quản trị hệ thống

1. Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng:

• Lên lịch làm việc cá nhân: lên lịch các công việc định kỳ, các công việc đột xuất để hệ thống sẽ nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó. Hệ thống cũng giúp ghi lại những kế hoạch định làm trong tương lai nhưng chưa định thời gian, hệ thống sẽ có hình thức gợi nhớ cho người sử dụng những công việc này.

• Giao việc cho nhân viên cấp dưới: lãnh đạo cơ quan có thể giao việc cho nhân viên và tiếp nhận phản hồi cũng như kết quả từ các công việc đó.

• Ghi và tự động ghi nhật ký công việc, thống kê báo cáo được các công việc đã thực hiện theo ngày, tháng, năm.

Về đầu trang

2. Quản lý các thông báo chung:

• Tạo lập, xoá bỏ các hòm thư thông báo chung cho toàn cơ quan, từng phòng ban hay cho từng nhóm.

• Gửi thông báo, nội qui, kết luận giao ban… đến cán bộ thông qua các hòm thư đã tạo lập, giúp những thông tin này đến được cán bộ một cách nhanh chóng, chính xác.

Về đầu trang

3. Duyệt bài viết cho các toà báo, đài truyền hình, đài tiếng nói :

• Cung cấp tính năng duyệt bài viết về nội dung và hình thức. Phù hợp với các cơ quan có trang Web, các toà soạn báo, đài truyền hình, đài phát thanh, nó được sử dụng để duyệt các bài viết trước khi đưa lên Website hay đăng báo, phát sóng.

Về đầu trang

4. Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file:

• Hệ thống tích hợp các tiện ích phổ biến nhất của mạng máy tính như gửi nhận email, gửi tài liệu trực tiếp tránh bị lây nhiễm virus khi chia sẻ tài liệu bằng share ổ đĩa.

Về đầu trang

5. Video conference, chatting:

• Cơ quan bạn có nhiều chi nhánh ở các vùng địa lý địa khác nhau trên thế giới, hoặc đôi lúc bạn phải đi công tác xa, làm thế nào để bạn có thể tham dự các cuộc họp của cơ quan, tổ chức các cuộc họp giữa các chi nhánh? Những lúc như vậy bạn có thể sử dụng chức năng Teleconference (Hội thoại bằng âm thanh và hình ảnh thông qua Webcam (10 USD) , micro) của eOffice, chức năng này giúp bạn vừa nói chuyện với các đồng nghiệp vừa nhìn thấy quang cảnh của cuộc họp, giúp bạn nắm bắt, đóng góp ý kiến cho cuộc họp.

Về đầu trang

6. Trưng cầu ý kiến:

• Thông qua chức năng trưng cầu ý kiến hệ thống có thể thu thập ý kiến của tất cả nhân viên trong cơ quan, có thể tạo lập các cuộc bình bầu

Về đầu trang

7. Quản lý tin nhắn di động:

• Gửi tin nhắn ra điện thoại di động: Gửi tin nhắn theo cá nhân, theo nhóm, đặt thời gian gửi, giúp triệu tập hoặc nhắc nhở cán bộ trước các cuộc họp một cách kịp thời, nhanh chóng.

• Cảnh báo sự cố: Thông qua việc gửi tin nhắn ra điện thoại di động ta có thể được cảnh báo khi có sự cố xảy ra, như một dịch vụ hay một máy tính quan trọng nào đó trong mạng không còn hoạt động,…giúp người quản trị phát hiện sự cố từ đó đưa ra phương án giải quyết kịp thời.

Về đầu trang

8. Hệ thống đọc tin RSS:

• Giúp bạn luôn xem được nhanh chóng tin tức mới nhất từ các trang báo điện tử, Blogs.

• Cho phép lập lịch cập nhật tin tức.

Về đầu trang

9. Hệ thống notify:

• Chủ động thông báo cho cho người sử dụng biết khi có thông tin quan trọng.

• Cung cấp công cụ định nghĩa “thông tin quan trọng”.

• Có thể thông báo qua di động nếu phát hiện người sử dụng không ngồi trước máy tính.

Về đầu trang

10. Hệ thống phân quyền:

• Phần mềm được thiết kế cho nhiều lớp người sử dụng khác nhau trong cùng một cơ quan. Với từng đối tượng sử dụng, tùy thuộc vào mức quyền được đặt bởi quản trị viên hệ thống mà người sử dụng có thể có những quyền hạn khác nhau đối với từng loại dữ liệu. eOffice quản lý dữ liệu theo các Folder với cấu trúc hình cây, mỗi Folder như một kho dữ liệu được tích lũy hàng ngày và được phân quyền chặt chẽ. Có thể thêm bớt các Folder tùy theo nhu cầu sử dụng của cơ quan cung cấp công cụ định nghĩa “thông tin quan trọng”. Tuỳ theo bạn là ai mà quyền hạn của bạn khi tham gia vào hệ thống là khác nhau (Có thể được nhìn thấy những gì, có được xoá, sửa, hay gửi thông tin lên hay không ?).

Về đầu trang

11. Quản lý, trình duyệt văn bản đến:

• Gõ văn bản trực tiếp.

• Nhập văn bản đến qua máy scaner.

• Nhập văn bản đến qua mạng (email, fax,..)

• Đánh số văn bản tự động hoặc văn thư tự đánh số.

• Luân chuyển, xử lý văn bản đến: Văn thư chuyển đến người phân phối văn bản, chuyển lên lãnh đạo xin ý kiến chỉ đạo, chuyển đến các lãnh đạo đơn vị, các lãnh đạo đơn vị có thể chuyển đến chuyên viên cấp dưới của mình, hoặc chuyển trực tiếp đến chuyên viên để giải quyết.

• Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động tập hợp các ý kiến khi được trả lời.

• Cập nhật thông tin xử lý văn bản đến: Lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời, những thông tin giải quyết của các đơn vị và chuyên viên giải quyết.

Về đầu trang

12. Quản lý, trình duyệt, phát hành văn bản đi:

• Tạo lập dự thảo văn bản đi: chuyên viên được giao nhiệm vụ giải quyết chính soạn thảo dự thảo văn bản đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan.

• Luân chuyển dự thảo văn bản đi: chuyên viên soạn thảo văn bản gửi văn bản xin ý kiến lãnh đạo đơn vị, các bộ phận liên quan, lãnh đạo phê duyệt hoặc cho ý kiến chỉnh sửa, các văn bản được phê duyệt được chuyển cho văn thư để vào sổ, phát hành văn bản đi, các văn bản cần chỉnh sửa được chuyển ngược trở lại người trước để sửa lại theo ý kiến lãnh đạo.

• Cập nhật thông tin xử lý văn bản đi: các chuyên viên, lãnh đạo và bộ phận liên quan có thể cập nhật các thông tin, ý kiến về dự thảo văn bản, lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến.

• Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động tập hợp các ý kiến khi được trả lời.

• Lưu trữ thành các phiên bản sau mỗi lần sửa đổi của bản dự thảo: mỗi lần sửa đổi dự thảo văn bản, hệ thống tự lưu trữ thành các phiên bản khác nhau, lưu lại các thay đổi, cập nhật, lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời.

• Cấp số đi cho văn bản đi: khi dự thảo văn bản được phê duyệt thành văn bản đi và được phép phát hành, văn thư sẽ cấp số cho văn bản hoặc hệ thống sẽ cấp số tự động và lưu vào sổ văn bản đi.

• Phát hành văn bản đi qua mạng: Có thể gửi các văn bản đến các đơn vị khác thông qua email, nếu đơn vị nhận văn bản cũng sử dụng hệ thống này thì có thể chuyển trực tiếp văn bản qua hệ thống.

Về đầu trang

13. Quản lý hồ sơ công việc:

• Tạo lập hồ sơ công việc: Khi giải quyết công việc các chuyên viên có nhu cầu lập một hồ sơ chứa các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình xử lý công việc giúp cho việc phân loại tìm kiếm và quản lý văn bản, giấy tờ theo những công việc, vụ việc nhất định dễ dàng hơn.

• Cập nhật kết quả xử lý công việc: sau khi kết thúc giải quyết một vụ việc, công việc, hệ thống cập nhật kết quả giải quyết công việc, chuyên viên có thể đóng hồ sơ và nó tự động được đưa vào lưu trữ trong hệ thống.

• Tạo lập, xoá bỏ các tài liệu trong hồ sơ: Có thể thêm các văn bản, tài liệu liên quan vào hồ sơ hoặc loại bỏ văn bản, tài liệu ra khỏi hồ sơ công việc.

Về đầu trang

14. Công cụ định nghĩa luồng công việc:

• Xử lý văn bản, giấy tờ là một trong những công việc quan trọng của lãnh đạo cơ quan, các chuyên viên, tại mỗi cơ quan có những quy trình xử lý văn bản riêng, mỗi loại văn bản cũng có quy trình xử lý khác nhau… vì vậy hệ thống hỗ trợ khả năng định nghĩa luồng công việc giúp cho mỗi cơ quan có thể tự định nghĩa luồng công việc riêng của mình, có thể dễ dàng thay đổi quy trình xử lý khi cần thiết, nó bao gồm các chức năng chính sau:

- Tạo lập, xoá bỏ hay thay đổi các luồng văn bản đi, đến của cơ quan.

- Định nghĩa quyền hạn, nghĩa vụ xử lý văn bản tại mỗi nút.

- Tuân theo chuẩn WfMC.

Về đầu trang

15. Khai thác thông tin:

• Tra cứu văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc theo nhiều tiêu chí: tra cứu văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc, tra cứu chi tiết theo tính chất công việc (đang thực hiện dở, đã xong,…) theo thời gian đến, đi….

• Tìm kiếm văn bản theo nội dung toàn văn (Full Text).

• Lập báo cáo tổng hợp thống kê văn bản đến, văn bản đi.

• Lập báo cáo tổng hợp tình hình xử lý công việc.

• Cung cấp công cụ xem văn bản được giải quyết đến đâu, ai đang giữ, sẽ đi tiếp tới đâu….

Về đầu trang

16. Quản trị hệ thống:

• Tạo lập danh sách người sử dụng , nhóm sử dụng.

• Tạo lập danh mục chức danh người sử dụng.

• Công cụ sao lưu, khắc phục các sự cố và phục hồi dữ liệu.

Về đầu trang