PortletSecurity PortletSecurity

SecurityDescriptionPortlet SecurityDescriptionPortlet

Bkav eOffice là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt văn bản, hồ sơ công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Với nhiều tính năng tích hợp, tiện dụng, dễ dùng như: email, hội thoại, trưng cầu ý kiến, nhắc việc, lập lịch làm việc, gửi thông báo, gửi tin nhắn ra di dộng và xử lý công văn, hồ sơ công việc, đặc biệt chức năng cấu hình linh hoạt, đáp ứng nhu cầu mọi cơ quan, doanh nghiệp cũng như là thay đổi quy trình làm việc trong chính các cơ quan đang sử dụng.

FckPortlet FckPortlet

 

Chức năng của Bkav eoffice

1. Quản lý, trình duyệt văn bản đến
Gõ văn bản trực tiếp.
Nhập văn bản đến qua máy scaner.
Nhập văn bản đến qua mạng (email, fax,..)
Đánh số văn bản tự động hoặc văn thư tự đánh số.
Luân chuyển, xử lý văn bản đến: Văn thư chuyển đến người phân phối văn bản, chuyển lên lãnh đạo xin ý kiến chỉ đạo, chuyển đến các lãnh đạo đơn vị, các lãnh đạo đơn vị có thể chuyển đến chuyên viên cấp dưới của mình, hoặc giao việc trực tiếp cho chuyên viên giải quyết.
           
Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động tập hợp các ý kiến khi được trả lời.
Cập nhật thông tin xử lý văn bản đến: Lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời, những thông tin giải quyết của các đơn vị và chuyên viên giải quyết.
Phần mềm tự động nhắc việc cho người dùng khi có văn bản cần xử lý hay khi văn bản đến hạn cần xử lý.
 
2. Quản lý, trình duyệt, phát hành văn bản đi
Tạo lập dự thảo văn bản đi: chuyên viên được giao nhiệm vụ giải quyết chính soạn thảo dự thảo văn bản đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan.
Luân chuyển dự thảo văn bản đi: chuyên viên soạn thảo văn bản gửi văn bản xin ý kiến lãnh đạo đơn vị, các bộ phận liên quan, lãnh đạo phê duyệt hoặc cho ý kiến chỉnh sửa, các văn bản được phê duyệt được chuyển cho văn thư để vào sổ, phát hành văn bản đi, các văn bản cần chỉnh sửa được chuyển ngược trở lại người trước để sửa lại theo ý kiến lãnh đạo.
Cập nhật thông tin xử lý văn bản đi: các chuyên viên, lãnh đạo và bộ phận liên quan có thể cập nhật các thông tin, ý kiến về dự thảo văn bản, lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến.
Tạo lập các phiếu xin ý kiến gửi đến các chuyên viên, lãnh đạo, tự động tập hợp các ý kiến khi được trả lời.
Lưu trữ thành các phiên bản sau mỗi lần sửa đổi của bản dự thảo: mỗi lần sửa đổi dự thảo văn bản, hệ thống tự lưu trữ thành các phiên bản khác nhau, lưu lại các thay đổi, cập nhật, lưu bút lục các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, các phiếu xin ý kiến, các ý kiến trả lời.
Cấp số đi cho văn bản đi: khi dự thảo văn bản được phê duyệt thành văn bản đi và được phép phát hành, văn thư sẽ cấp số cho văn bản hoặc hệ thống sẽ cấp số tự động và lưu vào sổ văn bản đi.
Phát hành văn bản đi qua mạng: Có thể gửi các văn bản đến các đơn vị khác thông qua email, nếu đơn vị nhận văn bản cũng sử dụng hệ thống này thì có thể chuyển trực tiếp văn bản qua hệ thống.
3. Quản lý hồ sơ công việc
Phần mềm cung cấp cho người dùng công cụ để quản lý hồ sơ một cách dễ dàng và thuận tiện như:
Tạo lập hồ sơ công việc: Khi giải quyết công việc các chuyên viên có nhu cầu lập một hồ sơ chứa các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình xử lý công việc giúp cho việc phân loại tìm kiếm và quản lý văn bản, giấy tờ theo những công việc, vụ việc nhất định dễ dàng hơn.
Cập nhật kết quả xử lý công việc: sau khi kết thúc giải quyết một vụ việc, công việc, hệ thống cập nhật kết quả giải quyết công việc, chuyên viên có thể đóng hồ sơ và nó tự động được đưa vào lưu trữ trong hệ thống.
         
Tạo lập, xoá bỏ các tài liệu trong hồ sơ: Có thể thêm các văn bản, tài liệu liên quan vào hồ sơ hoặc loại bỏ văn bản, tài liệu ra khỏi hồ sơ công việc.
Phân quyền quản lý hồ sơ công việc: Người dùng có thể tự phân quyền thêm hoặc bớt ai đó được quyền tham gia vào hồ sơ công việc của mình.
 
4. Quản lý các thông báo chung
Tạo lập, xóa bỏ các tài liệu hồ sơ: Có thể thêm các văn bản, tài liệu liên quan vào hồ sơ hoặc loại bỏ văn bản, tài liệu ra khỏi hồ sơ công việc.
Phân quyền quản lý hồ sơ công việc: Người dùng có thể tự phân quyền thêm hoặc bớt ai đó được quyền tham gia vào hồ sơ công việc của mình
         
5. Hệ thống chuyển văn bản liên thông
Để tiến tới chính phủ điện tử thì việc chuyển văn bản giữa các cơ quan phải được thực hiện qua mạng, Bkav eOffice đã sẵn sàng cho việc này, tất cả các văn bản lưu thông trên Bkav eOffice khi muốn chuyển tới các đơn vị khác đều có thể làm việc trực tuyến (làm việc qua mạng), trong đó áp dụng các biện pháp mã hóa và ký điện tử để đảm bảo an ninh thông tin.
6. Quản lý gửi nhận email, chia sẻ file
Hệ thống tích hợp các tiện ích phổ biến nhất của mạng máy tính như gửi nhận email, gửi tài liệu trực tiếp tránh bị lây nhiễm virus khi chia sẻ tài liệu bằng share ổ đĩa.
7. Hệ thống phân quyền
Phần mềm được thiết kế cho nhiều lớp người sử dụng khác nhau trong cùng một cơ quan. Với từng đối tượng sử dụng, tùy thuộc vào mức quyền được đặt bởi quản trị viên hệ thống mà người sử dụng có thể có những quyền hạn khác nhau đối với từng loại dữ liệu. Bkav eOffice quản lý công việc theo các Folder với cấu trúc hình cây, mỗi Folder như một kho dữ liệu được tích lũy hàng ngày và được phân quyền chặt chẽ. Có thể thêm bớt các Folder tùy theo nhu cầu sử dụng của cơ quan cung cấp công cụ định nghĩa “thông tin quan trọng”. Tuỳ theo bạn là ai mà quyền hạn của bạn khi tham gia vào hệ thống là khác nhau (Có thể được nhìn thấy những gì, có được xoá, sửa, hay gửi thông tin lên hay không ?).
         
 
8. Khai thác thông tin
Tra cứu văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc theo nhiều tiêu chí: tra cứu văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc, tra cứu chi tiết theo tính chất công việc (đang thực hiện dở, đã xong,…) theo thời gian đến, đi….
Tìm kiếm văn bản theo nội dung toàn văn (Full Text).
Lập báo cáo tổng hợp thống kê văn bản đến, văn bản đi.
Lập báo cáo tổng hợp tình hình quản lý hồ sơ công việc và tình hình xử lý công việc. 
Cung cấp công cụ quản lý công việc, xem văn bản được giải quyết đến đâu, ai đang giữ, sẽ đi tiếp tới đâu….
9. Quản trị hệ thống
Tạo lập danh sách người sử dụng, nhóm sử dụng phù hợp với công tác điều hành Cơ quan, điều hành Công ty, quản lý doanh nghiệp.
Tạo lập danh mục chức danh người sử dụng.
Công cụ sao lưu, khắc phục các sự cố và phục hồi dữ liệu.
10. Hội thoại chatting
Người dùng có thể thực hiện hộp thoại trực tiếp quá text. Có thể hội thoại theo nhóm và gửi tin hội thoại trực tuyến đồng thời đến nhiều người.
11. Quản lý lịch làm việc
Tạo lịch cá nhân hoặc nhóm làm việc.
Hiển thị trực quan, linh hoạt trên biểu đồ thời gian
Nhiều cách hiển thị lịch giúp người dùng quản lý lịch một cách tiện lợi
Tạo các thời khóa biểu theo cá nhân, nhóm, theo phòng ban, đơn vị
Thông báo cho người tham gia lịch mỗi khi có lịch được tạo mới hay thay đổi
Đăng ký, xét duyệt việc sử dụng phòng họp, thiết bị.
12. Trưng cầu ý kiến
Thông qua chức năng trưng cầu ý kiến hệ thống có thể thu thập ý kiến của tất cả nhân viên trong cơ quan, có thể tạo lập các cuộc bình bầu.
13. Quản lý tin nhắn di động
Gửi tin nhắn ra điện thoại di động, email: Gửi tin nhắn di động, email cho cá nhân, tập thể để thông báo lịch họp, văn bản.
14. Công cụ định nghĩa luồng công việc
Xử lý văn bản, giấy tờ là một trong những công việc quan trọng của lãnh đạo cơ quan, các chuyên viên, tại mỗi cơ quan có những quy trình xử lý văn bản riêng, mỗi loại văn bản cũng có quy trình xử lý khác nhau… vì vậy hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử - Bkav eOffice hỗ trợ khả năng định nghĩa luồng công việc giúp cho mỗi cơ quan có thể tự định nghĩa luồng công việc riêng của mình, có thể dễ dàng thay đổi quy trình quản lý công văn, văn bản khi cần thiết, nó bao gồm các chức năng chính sau:
Tạo lập, xoá bỏ hay thay đổi các luồng văn bản đi, đến của cơ quan.
Định nghĩa quyền hạn, nghĩa vụ xử lý văn bản tại mỗi nút.
Tuân theo chuẩn WfMC.
15. Hệ thống notify
Chủ động thông báo cho cho người sử dụng biết khi có thông tin quan trọng.
Cung cấp công cụ định nghĩa “thông tin quan trọng”.
Có thể thông báo qua di động nếu phát hiện người sử dụng không ngồi trước máy tính.